Tenhle dokument říká, jaké údaje o vás Cenotvor uchovává, proč, jak dlouho a jak je chrání. Je v něm i část o údajích vašich klientů – u těch nejsme správce my, ale vy.
1 Kdo za údaje odpovídá
Správcem vašich osobních údajů je Mgr. Pavlína Koňariková, IČO 14049163, se sídlem Doležalova 1046/22, 198 00 Praha 9 – Černý Most.
Ptát se můžete na podpora@cenotvor.cz a na vaše dotazy odpovídá přímo provozovatel.
2 Jaké údaje o vás uchováváme
Když si založíte účet: jméno, název firmy a e-mail. E-mail slouží zároveň jako přihlašovací jméno.
Když účet vyplníte: IČO, DIČ, adresu, telefon, web, číslo účtu a logo. Tyhle údaje se tisknou do nabídek a dokladů, které posíláte klientům – proto je aplikace potřebuje.
Heslo neuchováváme. Uchováváme jen jeho otisk, ze kterého se heslo zpětně získat nedá. My vaše heslo vůbec neznáme.
Když Cenotvor používáte, vzniká technický záznam: kdy jste se přihlásili, co jste v účtu změnili, kdy jsme vám poslali e-mail a jestli dorazil. Slouží k tomu, aby se dalo dohledat, co se stalo – vám i nám.
U závazné objednávky navíc zaznamenáváme IP adresu a údaj o prohlížeči klienta. Je to důkaz o uzavření smlouvy: bez něj by nešlo doložit, že objednávku odeslal někdo z klientovy strany. Podrobněji o tom mluví článek 8.
Když nám napíšete, uchováváme naši korespondenci.
Když navštívíte web cenotvor.cz, počítáme návštěvy. Podrobně to popisuje stránka Cookies:
- Matomo běží bez cookies na našem hostingu. Vidí, kterou stránku jste otevřeli, odkud jste přišli, typ zařízení a prohlížeče a zkrácenou IP adresu (poslední dvě části adresy se zahodí hned při zápisu).
- Google Analytics 4 bez vašeho souhlasu dostane jen základní údaje o zobrazení stránky, bez cookies a bez identifikátoru, podle kterého by vás poznal. Se souhlasem uloží do prohlížeče cookies a rozliší, že jste se vrátili.
Server webu si jako každý web vede i technický záznam přístupů (IP adresa, čas a adresa stránky), který slouží k řešení chyb a ochraně proti útokům.
3 Proč to smíme
- Plnění smlouvy. Bez e-mailu a hesla nemůžeme vést účet; bez fakturačních údajů nemůžeme vystavit nabídku.
- Naše oprávněné zájmy. Technické záznamy, ochrana proti zneužití a zálohy. Zájmem je udržet aplikaci funkční a bezpečnou. Patří sem i souhrnné počítání návštěv webu bez cookies (Matomo a Google Analytics bez souhlasu): chceme vědět, které části webu lidem pomáhají.
- Zákonná povinnost. Vystavené doklady je potřeba uchovávat po dobu, kterou ukládají daňové předpisy.
- Váš souhlas. Jen tam, kde ho výslovně dáte – třeba u odběru novinek nebo u analytických cookies Google Analytics na webu. Souhlas můžete kdykoli odvolat (cookies v patičce webu pod Nastavení cookies), aniž by to mělo vliv na cokoli dalšího.
Žádné údaje nikomu neprodáváme.
4 Komu se údaje dostanou
| komu | co se k nim dostane | proč |
|---|---|---|
| WEDOS Internet, a. s. | server, na kterém aplikace a databáze běží | provoz aplikace |
| WEBKITTY HOSTING s.r.o. | odchozí e-maily a jejich adresáti | odesílání pošty |
| WEBKITTY HOSTING s.r.o. | web cenotvor.cz a nástroj Matomo: údaje o návštěvách webu | provoz webu a počítání návštěv |
| Google Ireland Limited | údaje o návštěvách webu cenotvor.cz (Google Analytics) | měření návštěvnosti webu |
Každý z nich je náš zpracovatel: zpracovává údaje jen podle našich pokynů a nesmí je použít k ničemu vlastnímu. Google a Matomo se týkají jen webu cenotvor.cz, k datům v aplikaci se nedostanou.
ARES. Když si v aplikaci necháte doplnit firemní údaje podle IČO, pošleme to IČO do veřejného registru ARES a vrátíme si odpověď. Odesíláme jen IČO, nic o vás. Je to veřejný registr státu, ne náš zpracovatel.
5 Kde data leží
Aplikace, databáze i denní zálohy běží na serveru WEDOS Internet, a. s., českého poskytovatele s vlastními datovými centry v České republice.
Kopie záloh databáze se navíc každý den posílá na samostatný zálohovací disk, rovněž u WEDOS v České republice. Je zašifrovaná (AES-256), takže její obsah bez našeho hesla nikdo nepřečte – ani poskytovatel disku. Slouží k obnově, kdyby o data přišel samotný server.
Vaše údaje z aplikace jsou uložené jen v České republice, u WEDOS. Účet, nabídky, klienti, objednávky, doklady i zálohy jinde neleží a nikam dál je nepředáváme.
Odchozí poštu z aplikace odesílá WEBKITTY HOSTING s.r.o., IČO 19863209, se sídlem Budilova 161/15, 301 00 Plzeň, přes své servery ve Spojeném království. E-mail přes ně jen projde k adresátovi, data aplikace se tam neukládají. Spojené království není v Evropské unii, ale Evropská komise uznala, že údaje chrání rovnocenně.
Na stejném hostingu ve Spojeném království běží i web cenotvor.cz a Matomo, které na něm počítá návštěvy. Údaje z Google Analytics může Google zpracovávat i v USA, v rámci EU–USA Data Privacy Framework, který Evropská komise rovněž uznala za rovnocennou ochranu. Obojí se týká jen údajů o návštěvách webu, nic z aplikace.
6 Jak dlouho je držíme
| co | jak dlouho |
|---|---|
| údaje v účtu | po dobu, co účet trvá |
| po zrušení účtu | 30 dnů odkladu, pak nenávratné smazání |
| registrace, u které si nikdo nenastavil heslo | 14 dnů, pak smazání |
| denní zálohy na serveru | 14 dnů, pak přepis |
| zašifrované kopie záloh mimo server | 365 dnů, pak smazání |
| vystavené doklady | po dobu, kterou ukládají daňové předpisy |
| naše korespondence | nejdéle 3 roky |
| ověření adres klientů pro zasílání dokladů (článek 8.4) | nepotvrzené, odmítnuté a zrušené 12 měsíců, potvrzené po dobu, co účet trvá |
| IP adresa a prohlížeč klienta u závazné objednávky a u odstoupení od ní | po dobu, co objednávka existuje – je to důkaz o uzavření smlouvy |
| IP adresa v technickém záznamu o činnosti v účtu (článek 2) | 12 měsíců, pak se ze záznamu vymaže |
| adresa a jméno příjemce v záznamu o odeslaných e-mailech | 3 roky, pak se nahradí anonymním údajem |
| platby z oznámení banky (párování plateb) | spárované s dokladem tak dlouho jako doklad; nespárované, odchozí a neověřené 90 dnů; ty, které nepatří žádnému účtu, 30 dnů |
| záznamy o nepodařených úlohách na serveru | 30 dnů |
| záznamy o návštěvách webu v Matomu | 3 roky, pak zůstanou jen souhrnná čísla |
| údaje o návštěvách webu v Google Analytics | 14 měsíců |
Zrušíte-li účet, smaže se po odkladu všechno: účet, nabídky, klienti, objednávky, doklady i soubory. Ze záloh na serveru zmizí data nejpozději do 14 dnů, ze zašifrovaných kopií mimo server nejpozději do 365 dnů poté, co poslední záloha s nimi doběhne. Do té doby se z kopií nic neobnovuje jednotlivě – jen celá databáze po havárii.
Záloha není archiv. Slouží k obnově celé databáze po havárii, není možné z ní vytáhnout smazaný doklad.
7 Jaká máte práva
Můžete nás kdykoli požádat, abychom vám:
- řekli, co o vás vedeme, a dali vám kopii,
- opravili údaj, který je špatně,
- smazali údaje, u kterých k tomu není zákonná překážka,
- omezili zpracování, dokud se něco nevyjasní,
- vydali údaje ve strojově čitelné podobě, abyste je mohli přenést jinam.
Můžete také vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.
Ozvěte se na podpora@cenotvor.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dní.
Údaje si zvládnete upravit přímo v nastavení účtu, kde je možné účet i zrušit.
Když si budete myslet, že s vašimi údaji zacházíme špatně, napište nám a vyřešíme to. Máte ale i právo obrátit se rovnou na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, Praha 7, uoou.gov.cz.
8 Údaje vašich klientů: tady jsme zpracovatel
Tahle část platí pro osobní údaje, které do Cenotvoru vložíte vy – jména, adresy a kontakty vašich klientů a všechno, co o nich napíšete do nabídky.
U těch údajů jste správce vy a my jsme váš zpracovatel. Toto ujednání nahrazuje zpracovatelskou smlouvu; přijetím obchodních podmínek je uzavřená a nemusíte podepisovat nic dalšího.
8.1 Co se zpracovává
- Předmět a účel: uchování a zobrazení údajů vašich klientů, aby šlo sestavit nabídku, zpřístupnit ji klientovi a zaznamenat objednávku.
- Doba: po dobu, co trvá váš účet, plus odklad podle článku 6.
- Kategorie osob: vaši klienti a jejich kontaktní osoby.
- Kategorie údajů: identifikační a kontaktní údaje, fakturační údaje, obsah nabídky, čas otevření nabídky, údaj o přijetí či odmítnutí, IP adresa a prohlížeč u závazné objednávky; při zapnutém párování plateb údaje z oznámení banky o příchozí platbě (jméno a číslo účtu plátce, částka, symboly a zpráva pro příjemce).
8.2 K čemu se zavazujeme
- Zpracovávat údaje jen podle vašich pokynů – tedy jen tak, jak to dělá aplikace, když ji používáte. K ničemu vlastnímu je nepoužijeme.
- Zavázat mlčenlivostí každého, kdo se k nim dostane.
- Držet opatření podle článku 9.
- Nezapojit dalšího zpracovatele bez vašeho vědomí. Ty současné jmenuje článek 4; než přibude nový, oznámíme to nejméně 30 dnů předem a vy můžete v té lhůtě účet zrušit, pokud vám nový zpracovatel nevyhovuje.
- Pomoct vám, když se na vás klient obrátí se svým právem.
- Ohlásit vám porušení zabezpečení bez zbytečného odkladu, nejpozději do 24 hodin od chvíle, kdy se o něm dozvíme, a dát vám k tomu, co potřebujete pro vlastní ohlášení úřadu.
- Po skončení smlouvy údaje smazat ve lhůtách podle článku 6.
- Umožnit vám ověřit, že tohle dodržujeme.
8.3 Co je na vás
Za to, že údaje svých klientů máte právo zpracovávat, odpovídáte vy. My neposuzujeme, jestli k tomu máte zákonný důvod.
Do nabídek nevkládejte zvláštní kategorie údajů (zdravotní stav, náboženství, politické názory, biometrii a podobné). Cenotvor na ně není stavěný a nemá pro ně zvláštní ochranu.
8.4 Ověření adresy pro zasílání dokladů: tady jsme správce my
Když necháte Cenotvor posílat doklady klientovi e-mailem, první e-mail se ho nejdřív zeptá, jestli doklady od vás na tuhle adresu chce dostávat. Dokud nepotvrdí, další doklady na ni neodcházejí. Chrání to klienty před poštou, o kterou nestáli, a Cenotvor před zneužitím k rozesílání nevyžádaných zpráv.
O každé takové adrese vedeme záznam: adresu, k jakému účtu patří, jestli ověření čeká, nebo ho klient potvrdil, odmítl či souhlas později zrušil, a kdy se to stalo. Vy vidíte stav u klienta v adresáři.
U tohoto záznamu jsme správce my, ne vy. Vedeme ho z oprávněného zájmu na ochraně proti zneužití. Když posílání během 30 dnů odmítnou tři klienti, posílání dokladů z vašeho účtu pozastavíme, dokud to s vámi nevyjasníme.
Nepotvrzené, odmítnuté a zrušené záznamy mažeme po 12 měsících. Potvrzené držíme, dokud trvá váš účet.
9 Jak data chráníme
Cesta k aplikaci. Veškerá komunikace jde po HTTPS. Nešifrované připojení neexistuje, přesměruje se.
Hesla. Ukládáme jen otisk, který se počítá moderní funkcí navrženou tak, aby bylo hádání pomalé. Zpětně se z něj heslo nedá získat. Odkaz z registrace nebo pozvánky platí 7 dnů, odkaz pro zapomenuté heslo 60 minut. Každý jde použít jen jednou.
Registrace. Účet nefunguje, dokud si z odkazu v e-mailu nenastavíte heslo – tím je zároveň ověřený i e-mail.
Oddělení účtů. Každý dotaz do databáze je vázaný na vaši organizaci.
Nabídky pro klienty. Nabídka je dostupná na adrese s náhodným tokenem, který se nedá uhodnout. Můžete ji navíc chránit heslem, které klientovi sdělíte jinou cestou.
Přístup lidí. K produkčnímu serveru se dostane jen provozovatel, a to přes klíč, ne přes heslo. Do vašich dat se nedíváme; kdyby to řešení problému vyžadovalo, informujeme vás předem.
Zálohy. Denně, automaticky, s kontrolou, že vzniklá záloha je použitelná. Kopie mimo server je zašifrovaná.
Aktualizace. Aplikaci i server držíme aktualizované.
10 Když se něco stane
Kdyby došlo k porušení zabezpečení, které by mohlo ohrozit vaše údaje:
- ohlásíme to Úřadu pro ochranu osobních údajů do 72 hodin, jak ukládá zákon,
- ozveme se vám bez zbytečného odkladu, pokud by riziko bylo vysoké,
- napíšeme, co se stalo, čeho se to týká a co s tím děláme.
Vůči vám jako správci platí i lhůta 24 hodin z článku 8.2.
11 Změny
Aplikace se vyvíjí, proto tenhle dokument budeme muset občas změnit. Podstatnou změnu oznámíme nejméně 30 dnů předem e-mailem, stejně jako u obchodních podmínek. Datum účinnosti je vždycky nahoře.